Zapis na sąd polubowny – kiedy jest nieważny lub niewykonalny

Wadliwie sformułowany zapis na sąd polubowny może okazać się bezwartościowy. Sąd Najwyższy w przełomowym orzeczeniu z 2022 r. pokazał, że nawet drobna niejednoznaczność w określeniu sądu polubownego może otworzyć drogę do rozpoznania sprawy przez sąd powszechny. Kiedy zapis na sąd polubowny jest nieważny? Kiedy staje się niewykonalny? I czy można „naprawić” wadliwą klauzulę arbitrażową?

Przesłanki nieskuteczności zapisu na sąd polubowny

Nawet gdy pozwany prawidłowo i terminowo podniesie zarzut oparty na klauzuli arbitrażowej, sąd może go nie uwzględnić. Art. 1165 § 2 k.p.c. wymienia sytuacje, w których zarzut nie odniesie skutku:

• zapis na sąd polubowny jest nieważny
• zapis na sąd polubowny jest bezskuteczny
• zapis na sąd polubowny jest niewykonalny
• zapis na sąd polubowny utracił moc
• sąd polubowny orzekł o swojej niewłaściwości

Każda z tych przesłanek ma odrębną charakterystykę i wymaga indywidualnej analizy – podobnie jak inne przesłanki procesowe badane w ramach postępowań sądowych.

Sprawa „Szczecin civil court” – studium przypadku wadliwego zapisu na sąd polubowny

Postanowienie Sądu Najwyższego z 27.10.2022 r. (II CSKP 470/22) stanowi kompendium wiedzy o wadliwych zapisach na sąd polubowny. Sprawa dotyczyła sporu o wynagrodzenie za remont statku – umowę zawarto na standardowym formularzu BIMCO (Repaircon), powszechnie stosowanym w branży morskiej i w szerszym kontekście prawa rynków finansowych.

Stan faktyczny

Formularz BIMCO przewidywał trzy warianty rozstrzygania sporów:

• klauzula 12(a) – prawo angielskie i arbitraż w Londynie
• klauzula 12(b) – prawo amerykańskie i arbitraż w Nowym Jorku
• klauzula 12(c) – prawo i sąd arbitrażowy w miejscu uzgodnionym przez strony

W rubryce 18 strony wpisały jednak: „Polish law, Szczecin civil court, POLAND” – nie wybierając żadnej z przewidzianych opcji.

Gdy polska stocznia pozwała norweskiego armatora przed Sąd Okręgowy w Szczecinie, pozwany podniósł zarzut istnienia zapisu na sąd polubowny. Sąd I instancji odmówił odrzucenia pozwu, uznając że strony zawarły umowę prorogacyjną (wybór sądu powszechnego), nie zapis na arbitraż. Sąd Apelacyjny zmienił to rozstrzygnięcie i pozew odrzucił. Sprawa trafiła do Sądu Najwyższego.

Rozstrzygnięcie SN

Sąd Najwyższy uchylił postanowienie Sądu Apelacyjnego, wskazując na fundamentalne błędy w wykładni zapisu na sąd polubowny. Kluczowe tezy tego orzeczenia mają znaczenie daleko wykraczające poza branżę morską.

Wymogi minimalne zapisu na sąd polubowny

SN przypomniał, że zapis na sąd polubowny jest umową, do której stosuje się dyrektywy wykładni z art. 65 k.c. – te same reguły, które znajdują zastosowanie przy interpretacji innych umów w obrocie gospodarczym, w tym umów w ramach obsługi korporacyjnej spółek. Jednocześnie SN podkreślił specyfikę wykładni zapisu na sąd polubowny:

„Wykładnia zapisu na sąd polubowny, będąca formą «samoograniczenia prawa do sądu», musi jednak także uwzględniać, że treść i forma zapisu zostały objęte regulacją prawa procesowego, jako prawa publicznego.”

Essentialia negotii zapisu na sąd polubowny

Oznaczenie stałego sądu polubownego lub wyrażenie woli przekazania sprawy sądowi powołanemu ad hoc stanowi element przedmiotowo istotny (essentialia negotii) zapisu na sąd polubowny. Brak tego elementu skutkuje nieważnością zapisu lub jego niewykonalnością.

Wymóg minimum dla skutecznego zapisu na sąd polubowny

Zapis na sąd polubowny nie musi być sformułowany w sposób „leksykalnie jednoznaczny”. W granicach dopuszczalnej interpretacji należy dążyć do skuteczności złożonych oświadczeń (zasada favor validitatis).

Wymogiem minimum dla skutecznego zapisu na sąd polubowny jest jednak możliwość identyfikacji na podstawie wykładni:

• stron zapisu
• konkretnego sądu polubownego
• przedmiotu sporu lub stosunku prawnego, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć

Jeśli na podstawie wykładni nie można ustalić, który sąd polubowny ma rozpoznać sprawę – zapis na sąd polubowny jest niewykonalny.

Dwie przeciwstawne dyrektywy wykładni zapisu na sąd polubowny

Sąd Najwyższy wskazał na konieczność wyważenia dwóch pozornie sprzecznych zasad przy interpretacji zapisu na sąd polubowny:

Ograniczenie wyłączeń z drogi sądowej

Konstytucja RP gwarantuje prawo do sądu (art. 45 ust. 1). Zapis na sąd polubowny stanowi formę dobrowolnego „samoograniczenia” tego prawa. W razie wątpliwości zapis na sąd polubowny należy zatem interpretować zawężająco – na rzecz kognicji sądu powszechnego.

Autonomia woli stron (favor validitatis)

Z drugiej strony, w granicach dopuszczalnej interpretacji należy dążyć do skuteczności złożonych oświadczeń. Jeśli racjonalnie działające strony chciały arbitrażu – wykładnia powinna to uszanować.

Praktyczna wskazówka: Te dwie dyrektywy nie są równorzędne. W przypadku rzeczywistych, nierozstrzygalnych wątpliwości – pierwszeństwo ma prawo do sądu państwowego.

Zakaz późniejszej konkretyzacji sądu polubownego

Sąd Najwyższy jednoznacznie wykluczył możliwość „naprawiania” wadliwego zapisu na sąd polubowny po powstaniu sporu:

„Wykluczyć zatem należy możliwość konkretyzacji przez strony sądu polubownego, nie określonego dostatecznie w zapisie na sąd polubowny, dopiero po powstaniu sporu.”

To istotne ograniczenie: jeśli zapis na sąd polubowny nie wskazuje jednoznacznie sądu arbitrażowego, strony nie mogą uzupełnić tej luki w trakcie postępowania. Zapis pozostaje niewykonalny.

Zakaz konwersji zapisu na sąd polubowny na arbitraż ad hoc

Kolejna kluczowa teza dotyczy niemożności „ratowania” nieważnego zapisu na sąd polubowny:

„Wyłączona jest konwersja w drodze wykładni niewykonalnego lub nieważnego zapisu na stały sąd polubowny w skuteczny zapis na sąd polubowny ad hoc.”

Uzasadnienie

Zawarcie zapisu na stały sąd polubowny jest zwykle podyktowane właściwościami konkretnej instytucji arbitrażowej – jej reputacją, regulaminem, listą arbitrów, kosztami. Nie można zakładać, że strony, które chciały arbitrażu instytucjonalnego, zaakceptowałyby arbitraż ad hoc jako „rozwiązanie zastępcze”.

Konsekwencja praktyczna

Jeśli zapis na sąd polubowny wskazuje nieistniejący sąd polubowny lub jest tak niejasny, że nie można zidentyfikować żadnej instytucji arbitrażowej – sąd nie może „domyślić się” intencji stron i skierować sprawy do arbitrażu ad hoc. Właściwy będzie sąd powszechny.

Obowiązek sądu przy odrzucaniu pozwu z powodu zapisu na sąd polubowny

Sąd Najwyższy sformułował jednoznaczny standard:

„Sąd powszechny odrzucając pozew ze względu na zapis na sąd polubowny musi mieć pewność, że jest on ważny, skuteczny i wykonalny.”

Co to oznacza w praktyce?

Sąd rozpoznający zarzut oparty na klauzuli arbitrażowej nie może poprzestać na stwierdzeniu, że „strony chciały arbitrażu”. Musi ustalić konkretnie, który sąd polubowny ma rozpoznać sprawę. Jeśli nie jest w stanie tego ustalić – nie może odrzucić pozwu.

W sprawie „Szczecin civil court” Sąd Apelacyjny popełnił właśnie ten błąd: stwierdził, że strony zawarły zapis na sąd polubowny, ale nie określił, jaki sąd miałby rozpoznać sprawę. SN uznał to za przedwczesne i uchylił postanowienie.

Nieważność zapisu na sąd polubowny

Zapis na sąd polubowny jest nieważny z tych samych przyczyn, które powodują nieważność czynności prawnych na gruncie prawa cywilnego.

Najczęstsze przyczyny nieważności zapisu na sąd polubowny

Brak formy pisemnej – zapis na sąd polubowny musi być sporządzony na piśmie (art. 1162 § 1 k.p.c.) lub w formie równoważnej (wymiana pism, dokumentów elektronicznych). Ustny zapis na sąd polubowny jest nieważny.

Brak zdolności do czynności prawnych – jeśli strona zapisu nie miała zdolności do zawarcia umowy, zapis jest nieważny. Problem ten może się pojawić przy klauzulach zawieranych przez spółki w fazie przekształceń lub restrukturyzacji.

Spory nieobjęte zdatnością arbitrażową – niektóre kategorie sporów nie mogą być poddane arbitrażowi. Przykładowo, zapis na sąd polubowny obejmujący spory ze stosunku pracy (w tym dotyczące wynagrodzenia członków zarządu), zawarty przed powstaniem sporu, jest nieważny.

Brak rejestracji zapisu w statucie spółdzielni – zapis zawarty w statucie spółdzielni, który nie został zarejestrowany, jest nieważny (art. 2 i n. Prawa spółdzielczego).

Brak essentialia negotii – jak wskazał SN, brak oznaczenia sądu polubownego (stałego lub ad hoc) skutkuje nieważnością lub niewykonalnością zapisu.

Autonomia klauzuli arbitrażowej

Warto pamiętać, że nieważność umowy głównej nie oznacza automatycznie nieważności klauzuli arbitrażowej. Art. 1180 § 1 k.p.c. stanowi, że „nieważność albo wygaśnięcie umowy podstawowej, w której zamieszczono zapis na sąd polubowny, samo przez się nie oznacza nieważności lub wygaśnięcia zapisu.” Ta zasada autonomii klauzuli arbitrażowej ma istotne znaczenie przy sporach dotyczących nieuczciwych klauzul umownych lub oszustw kontraktowych.

Bezskuteczność zapisu na sąd polubowny

Bezskuteczność zapisu na sąd polubowny może mieć charakter:

Bezskuteczność względna zapisu na sąd polubowny

Zapis na sąd polubowny nie wywołuje skutków prawnych wobec określonych osób, ale jest skuteczny względem innych. Przykład: zapis zawarty przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji spółki – kwestia ta często pojawia się w kontekście odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki.

Bezskuteczność zawieszona zapisu na sąd polubowny

Do ważności czynności prawnej konieczna jest zgoda osoby trzeciej, która tej czynności nie dokonuje. Dopóki zgoda nie zostanie udzielona lub odmówiona – zapis na sąd polubowny jest „zawieszony” i nie wywołuje skutków.

Niewykonalność zapisu na sąd polubowny

To najczęstsza przyczyna nieskuteczności zarzutu w praktyce. Zapis na sąd polubowny jest niewykonalny, gdy – mimo formalnej ważności – nie można na jego podstawie wszcząć postępowania arbitrażowego.

Typowe przypadki niewykonalności zapisu na sąd polubowny

Wskazany sąd arbitrażowy przestał istnieć – jeśli zapis na sąd polubowny wskazuje instytucję, która została zlikwidowana, a strony nie przewidziały alternatywy, zapis jest niewykonalny.

Użycie nazwy nieistniejącego sądu – jak w sprawie „Szczecin civil court”: jeśli w danym mieście nie istnieje sąd polubowny o wskazanej nazwie, a wykładnia nie pozwala zidentyfikować innej instytucji – zapis na sąd polubowny jest niewykonalny.

Klauzula wewnętrznie sprzeczna – np. jednoczesne odwołanie do regulaminów różnych instytucji arbitrażowych bez wskazania, który ma pierwszeństwo.

Zapis na sąd polubowny niejasny niepozwalający na identyfikację sądu – SN expressis verbis stwierdził: „Zapis na sąd polubowny, niejasny, sprzeczny wewnętrznie, który nie pozwala ustalić w drodze wykładni sądu polubownego wybranego przez strony, należy traktować jako niewykonalny.”d polubowny, niejasny, sprzeczny wewnętrznie, który nie pozwala ustalić w drodze wykładni sądu polubownego wybranego przez strony, należy traktować jako niewykonalny.”

Odmowa pełnienia funkcji przez wskazanego arbitra – gdy umowa wskazuje konkretną osobę jako arbitra, a osoba ta odmawia lub nie może pełnić funkcji, i nie przewidziano mechanizmu zastępczego (art. 1168 § 1 k.p.c.).

Utrata mocy zapisu na sąd polubowny

Kodeks postępowania cywilnego przewiduje kilka przypadków utraty mocy zapisu na sąd polubowny:

Odmowa arbitra i brak alternatywy – gdy osoba wyznaczona w zapisie na sąd polubowny jako arbiter odmawia pełnienia funkcji lub gdy pełnienie przez nią tej funkcji okaże się niemożliwe, chyba że strony postanowiły inaczej (art. 1168 § 1 k.p.c.).

Nieprzyjęcie sprawy przez wskazany sąd – gdy sąd polubowny wskazany w zapisie nie przyjął sprawy do rozpoznania lub gdy rozpoznanie sprawy okazało się niemożliwe, chyba że strony umówiły się inaczej (art. 1168 § 2 k.p.c.).

Brak wymaganej większości przy głosowaniu – gdy przy wydaniu wyroku nie można osiągnąć wymaganej jednomyślności lub większości głosów co do rozstrzygnięcia o całości lub części przedmiotu sporu (art. 1195 § 4 k.p.c.).

Rozwiązanie zapisu na sąd polubowny przez strony – strony mogą w każdej chwili, za obopólną zgodą, rozwiązać zapis na sąd polubowny. Decyzja taka powinna być poprzedzona analizą strategiczną, najlepiej w ramach doradztwa strategicznego.

Upływ terminu na wydanie wyroku – jeśli zapis na sąd polubowny przewidywał termin, w którym sąd polubowny powinien wydać wyrok, i termin ten upłynął bezskutecznie.

Jak unikać wadliwych zapisów na sąd polubowny – praktyczne wskazówki

Analiza orzecznictwa SN pozwala sformułować konkretne rekomendacje dla przedsiębiorców negocjujących umowy:

Czego unikać przy formułowaniu zapisu na sąd polubowny

Wieloznacznych określeń – pojęcie „sąd cywilny” może oznaczać zarówno sąd powszechny, jak i polubowny. Używaj jednoznacznej terminologii: „Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie” zamiast „sąd arbitrażowy w Warszawie”.

Odwołań do nieistniejących instytucji – przed podpisaniem umowy sprawdź, czy wskazany sąd polubowny faktycznie istnieje i działa.

Modyfikacji standardowych wzorców bez konsultacji prawnej – sprawa „Szczecin civil court” pokazuje, że nieprawidłowe wypełnienie formularza może prowadzić do niewykonalności zapisu na sąd polubowny. Wzorce branżowe (BIMCO, FIDIC, ICC) są precyzyjnie skonstruowane – modyfikacje wymagają ostrożności i najlepiej przeprowadzenia audytu prawnego przed podpisaniem.

Założenia, że wadę można naprawić później – SN wykluczył możliwość konkretyzacji sądu polubownego po powstaniu sporu.

Co robić przy formułowaniu zapisu na sąd polubowny

Używaj pełnych, oficjalnych nazw instytucji arbitrażowych – „Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, zgodnie z Regulaminem tego Sądu obowiązującym w dniu wszczęcia postępowania”.

Określ prawo właściwe dla zapisu na sąd polubowny – zapis na sąd polubowny może podlegać innemu prawu niż umowa główna. To szczególnie istotne przy strukturach z udziałem spółek zagranicznych lub transakcjach regulowanych przez prawo prywatne międzynarodowe.

Przewidź mechanizmy zastępcze – co się stanie, jeśli wskazana instytucja odmówi przyjęcia sprawy? Wprowadź klauzulę eskalacyjną. Tego typu zabezpieczenia są standardem w profesjonalnie przygotowanych umowach w ramach transakcji M&A.

Skonsultuj klauzulę z prawnikiem – audyt prawny umowy przed jej podpisaniem może uchronić przed latami sporów o właściwość sądu.

Wnioski praktyczne

Orzeczenie SN w sprawie II CSKP 470/22 dostarcza jasnych wskazówek:

1. Klauzula arbitrażowa musi jednoznacznie identyfikować sąd polubowny – jeśli na podstawie wykładni nie można ustalić, który sąd ma rozpoznać sprawę, zapis jest niewykonalny.
2. Nie można „naprawić” wadliwej klauzuli po powstaniu sporu – ani przez konkretyzację przez strony, ani przez konwersję na arbitraż ad hoc.
3. Sąd musi mieć pewność – odrzucając pozew ze względu na zapis, sąd powszechny musi wiedzieć, że zapis jest ważny, skuteczny i wykonalny.
4. W razie wątpliwości – sąd powszechny – prawo do sądu państwowego ma pierwszeństwo przed autonomią woli stron w zakresie wyboru arbitrażu.
5. Prewencja jest kluczowa – prawidłowe sformułowanie klauzuli na etapie negocjowania umowy eliminuje ryzyko wieloletnich sporów o właściwość.

Potrzebujesz wsparcia w ocenie skuteczności klauzuli arbitrażowej lub reprezentacji w sporze? Oferujemy kompleksowe doradztwo prawne dla biznesu, prowadzenie sporów sądowych oraz opiniowanie umów pod kątem ryzyk procesowych.

Stan prawny: styczeń 2026 r.

Robert Nogacki

Założyciel i partner zarządzający kancelarii prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazeta Prawna za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Doradca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z listy Forbesa oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów w dziedzinie prawa handlowego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil na LinkedIn: 18.5 tys. obserwujących, 4 miliony wyświetleń rocznie. Nagrody: czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, Złotej Statuetki Polskiego Lidera Biznesu, tytułu „Międzynarodowej Kancelarii Prawniczej Roku w Polsce w zakresie planowania podatkowego”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.