Prawne znaczenie podania PESEL w skargach do sądów administracyjnych
Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 września 2025 r. o sygn. II FZ 65/25 stanowi istotny głos w dyskusji dotyczącej znaczenia wymogów formalnych w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności obowiązku podania numeru PESEL w skargach wnoszonych przez osoby fizyczne. Sprawa ta nie tylko ilustruje rygorystyczne podejście judykatury do przestrzegania procedur formalnych, ale również potwierdza i rozwija wcześniejsze stanowisko NSA wyrażone w fundamentalnej uchwale II GPS 3/22 z dnia 3 lipca 2023 r.
Przedmiotowa sprawa dotyczyła skargi na decyzję naczelnika urzędu celno-skarbowego w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych za 2014 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, stosując standardową procedurę, wezwał pełnomocnika skarżącego do usunięcia braków formalnych skargi, w tym do podania numeru PESEL strony oraz uiszczenia wpisu sądowego. Pomimo że w wyznaczonym siedmiodniowym terminie pełnomocnik wykazał się częściową starannością, przedkładając uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa i dowód uiszczenia wpisu sądowego, nie podał numeru PESEL skarżącego. Kluczowym momentem stało się to, że uczynił to dopiero w piśmie złożonym cztery dni po upływie terminu, co w świetle bezwzględnych przepisów proceduralnych skutkowało odrzuceniem skargi przez WSA.
Fundamentalne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy miały przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Art. 46 § 2 pkt 1 lit. b) p.p.s.a. stanowi jednoznacznie, że pierwsze pismo w sprawie powinno zawierać numer PESEL strony będącej osobą fizyczną, jeżeli jest obowiązana do jego posiadania albo posiada go, nie mając takiego obowiązku. Przepis ten, czytany w połączeniu z art. 57 § 1 p.p.s.a., który określa, że skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, oraz z art. 58 § 1 pkt 3 i § 3 p.p.s.a., przewidującym odrzucenie skargi w przypadku nieuzupełnienia braków formalnych w terminie, tworzy spójny system wymogów proceduralnych.
NSA w swoim orzeczeniu jednoznacznie potwierdził, że pominięcie numeru PESEL w skardze stanowi jej brak formalny, który podlega bezwzględnemu uzupełnieniu. Sąd podkreślił przy tym, że przepisy nie przewidują jakichkolwiek odstępstw od tej reguły ani alternatywnych środków identyfikacji strony. Szczególnie istotne jest odrzucenie przez NSA argumentacji skarżącego, że numer NIP może stanowić wystarczający środek identyfikacji. Sąd wyjaśnił, że numer NIP może mieć jedynie walor dodatkowy w zakresie działalności gospodarczej, ale w żadnym wypadku nie może zastępować numeru PESEL w identyfikacji strony jako podmiotu wnoszącego skargę będącą pierwszym pismem w postępowaniu przed sądem administracyjnym.
Orzeczenie to zyskuje na znaczeniu w kontekście wcześniejszej uchwały NSA z dnia 3 lipca 2023 r. o sygn. II GPS 3/22, która w sposób definitywny przesądziła, że niezachowanie określonego w art. 46 § 2 pkt 1 lit. b) p.p.s.a. wymogu podania w skardze numeru PESEL jest brakiem formalnym, który powinien być uzupełniony bez względu na to, czy ten numer znajduje się w aktach administracyjnych, którymi dysponuje Sąd. Ta teza ma fundamentalne znaczenie dla praktyki prawniczej, ponieważ eliminuje możliwość powołania się na dane z innych postępowań, podkreśla autonomię każdego postępowania oraz zrzuca na stronę obowiązek zachowania staranności proceduralnej, jasno stwierdzając, że nie jest zadaniem sądu sprawdzanie danych w aktach innych spraw.
Analizowane orzeczenie zawiera również istotne wskazówki dotyczące kwestii doręczeń sądowych. Skarżący podniósł zarzut, że nie otrzymał osobnego wezwania do podania numeru PESEL, twierdząc, że wraz z pismem przewodnim otrzymał jedynie wezwanie do uiszczenia wpisu sądowego. NSA odrzucił ten zarzut, wskazując, że z zawartości korespondencji jasno wynika (ze znajdującego się w aktach zwrotnego potwierdzenia odbioru), że przesyłka zawierała wezwanie do uiszczenia wpisu, wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi oraz odpis odpowiedzi na skargę. Sąd podkreślił, że prawidłowo wypełnione potwierdzenie odbioru stanowi dokument urzędowy korzystający z domniemania zgodności z prawdą, a adresat przesyłki, który stwierdzi, że nie doręczono mu wszystkich pism wymienionych na formularzu, powinien ten fakt udowodnić.
Szczególnie krytyczne stanowisko zajął NSA wobec argumentacji dotyczącej obowiązków profesjonalnych pełnomocników. Sąd stwierdził, że od profesjonalnego pełnomocnika zobowiązanego do zachowania należytej staranności w zakresie prowadzonych spraw wymagane jest takie zorganizowanie odbioru korespondencji w kancelarii, aby osoba odbierająca korespondencję, podpisując zwrotne potwierdzenie odbioru, miała na uwadze wskazany w tym potwierdzeniu rodzaj przesyłki, a następnie sprawdziła jej zawartość. To podejście odzwierciedla rosnące oczekiwania wobec standardów pracy profesjonalnych pełnomocników w postępowaniach sądowych.
Warto również odnotować, że orzeczenie zawiera obszerny fragment poświęcony kwestii udziału w składzie sądu sędziego powołanego na wniosek Krajowej Rady Sądownictwa ukształtowanej w trybie określonym przepisami ustawy z 8 grudnia 2017 r. NSA potwierdził swoje wcześniejsze stanowisko, że sam fakt udziału w powołaniu na urząd sędziego w tej procedurze nie przesądza o wadliwości postępowania. Sąd podkreślił konieczność badania ad casum przesłanki bezstronności i niezależności sędziego, wskazując, że w rozpoznawanej sprawie skarżący nie przedstawił żadnych konkretnych okoliczności odnoszących się do bezstronności i niezawisłości sędziego sprawozdawcy.
Praktyczne konsekwencje tego orzeczenia dla funkcjonowania systemu postępowania administracyjnego są znaczące. Po pierwsze, dla pełnomocników oznacza to konieczność szczególnej staranności przy sporządzaniu pierwszych pism procesowych, gdzie każdy element wymagany przez prawo musi być zawarty, oraz właściwej organizacji kancelarii zapewniającej kontrolę otrzymywanej korespondencji. Po drugie, skarżący powinni być świadomi, że rygor terminowy jest bezwzględny, brak numeru PESEL zawsze stanowi brak formalny niezależnie od posiadania przez sąd innych danych identyfikujących, a konsekwencją nieuzupełnienia braku jest odrzucenie skargi zgodnie z bezwzględnym brzmieniem ustawy.
Analizując ratio legis przepisów o numerze PESEL, należy wskazać, że wymóg ten służy jednoznacznej identyfikacji strony, zapobieganiu pomyłkom personalnym szczególnie w przypadku osób o podobnych danych personalnych, ułatwieniu administracji sądowej oraz zapewnieniu pewności obrotu prawnego przez eliminację wątpliwości co do tożsamości strony. Z perspektywy systemowej można zastanawiać się nad proporcjonalnością tak rygorystycznego podejścia do braków formalnych, szczególnie gdy tożsamość strony nie budzi wątpliwości, jednak jednolite stosowanie przepisów proceduralnych zapewnia równość stron przed sądem, zwiększa przewidywalność postępowania, zmniejsza pole dla uznaniowości sądu oraz chroni przed zarzutami dyskryminacji.
Orzeczenie NSA II FZ 65/25 potwierdza wyraźny trend w orzecznictwie sądów administracyjnych ku rygorystycznemu przestrzeganiu wymogów proceduralnych. Ten kierunek, choć może wydawać się nadmiernie formalistyczny, służy w istocie ochronie podstawowych zasad postępowania sądowego i zapewnia jednolite standardy dla wszystkich uczestników postępowania. Stanowi ono ważny punkt odniesienia dla wszystkich podmiotów uczestniczących w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, podkreślając fundamentalne znaczenie precyzyjnego wypełniania obowiązków proceduralnych jako podstawy skutecznego dochodzenia praw w postępowaniu sądowym.
W szerszym kontekście, orzeczenie to wpisuje się w nurt orzecznictwa podkreślającego znaczenie pewności prawa i przewidywalności rozstrzygnięć sądowych. Choć może rodzić kontrowersje z punktu widzenia dostępności wymiaru sprawiedliwości, to jednocześnie służy budowaniu spójnego i jednolitego systemu postępowania administracyjnego, w którym wszystkie strony działają według tych samych, jasno określonych reguł proceduralnych.
Założyciel i partner zarządzający kancelarii prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazeta Prawna za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Doradca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z listy Forbesa oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów w dziedzinie prawa handlowego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil na LinkedIn: 18.5 tys. obserwujących, 4 miliony wyświetleń rocznie. Nagrody: czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, Złotej Statuetki Polskiego Lidera Biznesu, tytułu „Międzynarodowej Kancelarii Prawniczej Roku w Polsce w zakresie planowania podatkowego”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.
