Od nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego z 2019 roku polskie sądy dysponują narzędziem, które jeszcze kilkanaście lat temu byłoby nie do pomyślenia – mogą odebrać od świadka zeznania w formie pisemnej, bez konieczności stawiania się na sali rozpraw. Rozwiązanie to, uregulowane w art. 271¹ KPC, miało przyspieszyć postępowania i odciążyć kalendarz sądowy. W praktyce jednak rodzi pytania, na które warto znać odpowiedź – zarówno gdy jesteśmy stroną procesu, jak i gdy sami zostajemy wezwani w charakterze świadka.

Geneza – dlaczego ustawodawca zdecydował się na pisemne zeznania?

Przez dekady polskie postępowanie cywilne opierało się na jednym aksjomacie: sędzia powinien osobiście i bezpośrednio zetknąć się z osobą świadka. To tzw. zasada bezpośredniości – kamień węgielny procesu cywilnego, sięgający korzeniami prawa rzymskiego. W procesie legisakcyjnym, formularnym i kognicyjnym postępowanie toczyło się ustnie, przed sędziami rozpoznającymi sprawę. Dopiero w średniowiecznej procedurze ius commune przeprowadzanie dowodów osobowych powierzono urzędnikom, którzy spisywali zeznania i tłumaczyli je na łacinę – a sędzia wydawał wyrok, nie widząc nigdy na oczy ani stron, ani świadków. XIX wiek przyniósł powrót do bezpośredniości i od tamtej pory zasada ta towarzyszyła kolejnym polskim kodyfikacjom.

Dlaczego więc zmiana? Przede wszystkim ze względów praktycznych. Sądy borykały się z przewlekłością postępowań wynikającą m.in. z konieczności wzywania licznych świadków, z których część nie dysponowała żadną istotną wiedzą o sprawie. Dodatkowym impulsem była pandemia koronawirusa, która wymusiła poszukiwanie alternatyw dla tradycyjnego przesłuchania na sali rozpraw.

Jak to (w teorii…) działa w praktyce?

Mechanizm art. 271¹ KPC jest prosty w założeniu. Sąd wydaje postanowienie, że dany świadek złoży zeznania na piśmie. Następnie:

• Sąd gromadzi pytania od stron postępowania, weryfikuje je pod kątem właściwego sformułowania, sugestywności i kolejności, a potem kieruje do świadka.
• Świadek składa przyrzeczenie przez podpisanie tekstu przyrzeczenia (analogicznie do przyrzeczenia składanego ustnie na rozprawie).
• Świadek jest zobowiązany złożyć tekst zeznania w sądzie w terminie wyznaczonym przez sąd – osobiście w biurze podawczym lub za pośrednictwem poczty.

Przepis nakazuje odpowiednie stosowanie art. 165 § 2 KPC (skutki nadania pisma na poczcie), art. 274 § 1 KPC (grzywna za niezłożenie zeznań w terminie) oraz art. 276 KPC (sankcje za nieuzasadnioną odmowę zeznań).

Kiedy sąd powinien sięgać po tę instytucję?

I tu pojawia się kluczowe pytanie – bo sam przepis nie precyzuje przesłanek, jakie powinny kierować sądem przy podejmowaniu decyzji o pisemnej formie zeznań. Ta lakoniczność regulacji jest w doktrynie powszechnie krytykowana.

W komentarzach do KPC panuje jednak zgoda co do pewnych wytycznych. Sąd, wydając postanowienie o pisemnych zeznaniach, powinien brać pod uwagę charakter i przedmiot sprawy, zakres okoliczności, co do których świadek ma zeznawać, oraz pozostały materiał dowodowy zgromadzony w sprawie. Pisemne zeznania powinny być stosowane wyjątkowo, nie jako reguła.

Typowe sytuacje, w których forma pisemna ma uzasadnienie, to przesłuchanie dużej liczby świadków, co do których nie wiadomo, czy w ogóle dysponują wiedzą o sprawie – swoista „sonda” pozwalająca sądowi zorientować się, czy dalsze przesłuchanie ustne jest celowe.

Pułapki pisemnych zeznań – perspektywa strony procesu

Z punktu widzenia strony zainteresowanej wynikiem sprawy pisemne zeznania świadka niosą ze sobą istotne ryzyka, o których warto pamiętać.

Ograniczona weryfikacja wiarygodności. Ocena dowodu z zeznań świadka jest zadaniem złożonym nawet przy przesłuchaniu ustnym. Sąd ocenia nie tylko co świadek mówi, ale i jak mówi – ton głosu, mimikę, wahania, sprzeczności w wypowiedziach ujawniające się pod wpływem pytań dodatkowych czy kontrolnych. Przy zeznaniach pisemnych sąd nie dysponuje żadnym z tych narzędzi weryfikacyjnych. Może odnieść się wyłącznie do treści pisma i ewentualnych wewnętrznych sprzeczności.

Ryzyko braku samodzielności. W doktrynie trafnie wskazuje się, że nie sposób mieć pewności, czy świadek zeznający na piśmie sformułował odpowiedzi samodzielnie – szczególnie jeśli jest powiązany z jedną ze stron postępowania. Lakoniczność odpowiedzi stanowi dodatkowy, powszechnie odnotowywany problem.

Brak oceny zdolności do zeznawania. Sąd, który nie widzi świadka, nie jest w stanie ocenić jego zdolności do spostrzegania i komunikowania spostrzeżeń (art. 259 pkt 1 KPC). Osoby o niskim poziomie intelektualnym, z dysfunkcjami umysłowymi czy zaburzeniami postrzegania powinny być przesłuchiwane wyłącznie ustnie.

Czy strona może się sprzeciwić pisemnym zeznaniom?

Art. 271¹ KPC nie przewiduje wprost mechanizmu sprzeciwu strony wobec decyzji sądu o pisemnej formie zeznań. Postanowienie sądu w tym zakresie nie podlega zaskarżeniu zażaleniem. Nie oznacza to jednak, że strona jest bezbronna.

Po pierwsze, strona może złożyć zastrzeżenie do protokołu w trybie art. 162 KPC, wskazując na naruszenie zasady bezpośredniości. To kluczowe dla zachowania prawa do podniesienia tego zarzutu w apelacji.

Po drugie, w stosunku do świadków, którzy zeznali na piśmie, istnieje możliwość ponownego przesłuchania w formie ustnej. Wprawdzie art. 271¹ KPC nie reguluje tej kwestii wprost, ale przepisy KPC nie stoją na przeszkodzie wezwaniu świadka do złożenia uzupełniających zeznań na rozprawie. Strona powinna aktywnie wnioskować o takie przesłuchanie, szczególnie gdy pisemne zeznania budzą wątpliwości co do wiarygodności lub są lakoniczne.

Warto w tym kontekście przywołać stanowisko Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, który w wyroku z 23 listopada 2021 r. (I ACa 469/21) podkreślił, że wobec możliwości przeprowadzenia czynności dowodowej przy wykorzystaniu wideokonferencji (art. 235 § 2 KPC), norma art. 271¹ KPC powinna być stosowana jedynie wówczas, gdy ze względu na osobę świadka lub rodzaj informacji nie zachodzą obawy o możliwość zniekształcenia lub zmanipulowania jego relacji. W innych sytuacjach – gdy brak pewności co do zachowania standardu rzetelności dowodu – należy przeprowadzić przesłuchanie ustne, choćby z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.

Wideokonferencja jako lepsza alternatywa

Nowelizacja z 2023 roku (obowiązująca od 14 marca 2024 r.) powiązała przeprowadzanie dowodów na odległość z instytucją posiedzenia zdalnego. Art. 235 § 2 KPC w nowym brzmieniu stanowi, że sąd orzekający może postanowić o przeprowadzeniu dowodu na odległość w ramach posiedzenia zdalnego – pod warunkiem, że charakter dowodu się temu nie sprzeciwia.

Jednocześnie nowy art. 263¹ KPC daje stronie prawo sprzeciwienia się przesłuchaniu świadka poza salą sądową w ramach posiedzenia zdalnego – w terminie 7 dni od uzyskania informacji o zamiarze przeprowadzenia dowodu w taki sposób. W razie skutecznego sprzeciwu sąd wzywa świadka do osobistego stawiennictwa.

Wideokonferencja – w odróżnieniu od zeznań pisemnych – zachowuje istotę zasady bezpośredniości. Sąd orzekający sam przeprowadza przesłuchanie, obserwuje przekaz werbalny i pozawerbalny świadka, może na bieżąco zadawać pytania dodatkowe i kontrolne. Strony mają możliwość bezpośredniego uczestnictwa. W doktrynie trafnie określa się to rozwiązanie jako „elektroniczną alternatywę” dla tradycyjnych czynności dowodowych, która nadaje zasadzie bezpośredniości nową jakość, dostosowaną do realiów XXI wieku.

Co zrobić, gdy sąd dopuścił pisemne zeznania kluczowego świadka?

Jeśli sąd postanowi o pisemnych zeznaniach świadka, który ma kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, profesjonalny pełnomocnik powinien rozważyć następujące kroki:

• Złożenie zastrzeżenia do protokołu (art. 162 KPC), wskazując, że forma pisemna uniemożliwia właściwą ocenę wiarygodności zeznań i narusza zasadę bezpośredniości.
• Wniesienie o zmianę postanowienia dowodowego i przesłuchanie świadka ustnie – na rozprawie lub w formie wideokonferencji.
• Po otrzymaniu pisemnych zeznań – wniesienie o uzupełniające przesłuchanie ustne, szczególnie jeśli odpowiedzi są lakoniczne, wewnętrznie sprzeczne lub budzą wątpliwości co do samodzielności ich sporządzenia.
• Staranne sformułowanie pytań kierowanych do świadka – powinny być jak najbardziej otwarte i ogólne, aby zminimalizować ryzyko uzyskania odpowiedzi monosylabicznych lub wymijających.

Sankcje za niezłożenie zeznań

Świadek, który bez usprawiedliwienia nie złoży zeznań w wyznaczonym terminie, podlega grzywnie i powtórnemu wezwaniu. W razie dalszego uchylania się sąd może nałożyć kolejną grzywnę, a nawet zarządzić przymusowe sprowadzenie. Niezależnie od grzywny sąd dysponuje uprawnieniem do nakazania aresztowania świadka na czas nieprzekraczający tygodnia. Świadek powinien być również pouczony o odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy (art. 233 § 1–1a KK) oraz o prawie odmowy zeznań i jego zakresie (art. 261 KPC) – choć obowiązek takiego pouczenia nie wynika wprost z treści art. 271¹ KPC, a jest rekonstruowany na podstawie ogólnych zasad postępowania.

W praktyce jednak – i tu komentatorzy są zgodni – w sytuacji gdy świadek uporczywie nie składa zeznań na piśmie, bardziej racjonalnym rozwiązaniem niż eskalacja środków przymusu jest zmiana postanowienia dowodowego i wezwanie świadka na rozprawę celem przesłuchania ustnego.

Pisemne zeznania a inne środki dowodowe

Art. 271¹ KPC dotyczy wyłącznie dowodu z zeznań świadka. Nie ma zastosowania do przesłuchania stron – ta forma jest dopuszczalna jedynie w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń (art. 505²⁵ § 2 KPC). Kwestia ta nie jest jednak wolna od kontrowersji – Sądy Apelacyjne w Szczecinie i Poznaniu dopuściły w swoim orzecznictwie stosowanie art. 271¹ KPC per analogiam do przesłuchania stron, co w literaturze spotkało się z krytyką.

Perspektywa strategiczna

Instytucja pisemnych zeznań świadka, mimo prostoty konstrukcyjnej, wymaga świadomego i strategicznego podejścia procesowego. Dla strony, której zależy na rzetelnym ustaleniu stanu faktycznego, pisemne zeznania kluczowego świadka mogą oznaczać utratę możliwości skutecznej weryfikacji jego wiarygodności. Z kolei dla strony, której świadek jest „niewygodny”, sama forma pisemna nie eliminuje ryzyka – sąd zachowuje prawo wezwania świadka na rozprawę w celu uzupełniającego przesłuchania.

Kluczowe znaczenie ma tutaj aktywność procesowa pełnomocnika. Bierność w obliczu postanowienia o pisemnych zeznaniach – brak zastrzeżenia do protokołu, brak wniosku o przesłuchanie ustne, niestarannie sformułowane pytania – może skutkować utratą argumentów w postępowaniu odwoławczym. Jak przypomniał Sąd Najwyższy, dokonanie przez sąd ustaleń faktycznych w oparciu o dowody, które nie zostały w formalny sposób dopuszczone i przeprowadzone na rozprawie, narusza ogólne reguły postępowania dowodowego w zakresie bezpośredniości, jawności, równości stron i kontradyktoryjności.

* * *

Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach wymagających indywidualnej oceny sytuacji procesowej zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.

Robert Nogacki

Robert Nogacki – radca prawny (WA-9026), założyciel Kancelarii Prawnej Skarbiec.

Są prawnicy, którzy zajmują się prawem. I są tacy, którzy zajmują się problemami, na które prawo nie ma gotowej odpowiedzi. Od ponad dwudziestu lat Kancelaria Skarbiec pracuje na przecięciu prawa podatkowego, struktur korporacyjnych i ludzkiej niechęci do oddawania państwu więcej, niż się państwu należy. Doradzamy przedsiębiorcom z kilkunastu krajów – od tych z listy Forbesa po tych, którym fiskus właśnie zajął konto i którzy nie wiedzą, co robić jutro rano.

Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów prawa podatkowego w polskich mediach – pisze dla Rzeczpospolitej, Dziennika Gazety Prawnej i Parkietu nie dlatego, że to dobrze wygląda w CV, lecz dlatego, że pewnych rzeczy nie da się wyjaśnić w piśmie procesowym i ktoś musi je powiedzieć głośno. Autor AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina. Współautor nagrodzonej książki Bezpieczeństwo współczesnej firmy.

Kancelaria Skarbiec zajmuje czołowe pozycje w rankingach kancelarii podatkowych Dziennika Gazety Prawnej. Czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, laureat tytułu International Tax Planning Law Firm of the Year in Poland.

Specjalizuje się w sporach z organami skarbowymi, międzynarodowym planowaniu podatkowym, regulacjach kryptoaktywów i ochronie majątku. Od 2006 roku prowadzi sprawę WGI – jedną z najdłuższych spraw karnych w historii polskiego rynku finansowego, bo są rzeczy, których nie wolno zostawić w połowie, nawet jeśli trwają dwie dekady. Wierzy, że prawo jest zbyt poważne, żeby traktować je wyłącznie poważnie – i że najlepsza porada prawna to ta, dzięki której klient nigdy nie musi stanąć przed sądem.