Klauzula arbitrażowa – strategiczna broń w sporach gospodarczych

Klauzula arbitrażowa w umowie to nie automatyczna tarcza przed sądem powszechnym. To broń, którą musisz świadomie wyciągnąć – i to w odpowiednim momencie. Sąd nie zbada z urzędu, czy Twoja umowa zawiera zapis na sąd polubowny. Jeśli nie podniesiesz zarzutu, sprawa potoczy się przed sądem powszechnym („państwowym”), jakby klauzula arbitrażował nigdy nie istniała.

Klauzula arbitrażowa jako taktyczne zabezpieczenie – nie gwarancja

Polska procedura cywilna traktuje klauzulę arbitrażową (zapis na sąd polubowny) jako tzw. ujemną przesłankę procesową o charakterze względnym. W praktyce oznacza to, że:

• sąd powszechny nie odrzuci pozwu z własnej inicjatywy, nawet jeśli widzi klauzulę arbitrażową w załączonej umowie
• to pozwany musi aktywnie podnieść zarzut istnienia klauzuli arbitrażowej
• jeśli tego nie zrobi (lub zrobi to zbyt późno) – sąd państwowy rozpozna sprawę merytorycznie

Ta konstrukcja prawna ma głębokie uzasadnienie: strony, które zgodziły się na arbitraż, mogą później zmienić zdanie. Brak zarzutu ze strony pozwanego interpretuje się jako dorozumianą zgodę na jurysdykcję sądu powszechnego. Zasada ta koresponduje z szerszymi regułami prawa handlowego dotyczącymi autonomii woli stron w kształtowaniu mechanizmów rozwiązywania sporów.

Strategiczny wybór: sąd powszechny czy arbitraż?

Zanim automatycznie powołasz się na klauzulę arbitrażową, zatrzymaj się i przeanalizuj sytuację. Samo istnienie zapisu na sąd polubowny nie oznacza, że arbitraż jest dla Ciebie korzystniejszy w konkretnym sporze.

Kiedy klauzula arbitrażowa i arbitraż mogą być lepszym wyborem

Poufność postępowania – rozprawy arbitrażowe nie są jawne, wyrok nie trafia do publicznych baz orzeczeń. Dla firm dbających o reputację lub chroniących tajemnice handlowe oraz własność intelektualną to argument nie do przecenienia.

Szybkość rozstrzygnięcia – postępowanie arbitrażowe często kończy się w ciągu kilku miesięcy, podczas gdy sprawa przed sądem powszechnym (z apelacją) może ciągnąć się latami. To istotne zwłaszcza gdy prowadzisz windykację należności i zależy Ci na szybkim odzyskaniu środków.

Specjalizacja arbitrów – możesz wybrać arbitrów z doświadczeniem w branży, która jest przedmiotem sporu. Sędzia sądu powszechnego może nie znać specyfiki kontraktów FIDIC, obrotu kryptowalutami, instrumentów pochodnych czy finansowania projektowego.

Elastyczność procedury – strony mogą uzgodnić język postępowania, miejsce rozpraw, zasady dowodowe. W sporach międzynarodowych, regulowanych przez prawo prywatne międzynarodowe, to często decydujący czynnik.

Kiedy sąd powszechny może okazać się korzystniejszy

Koszty postępowania – arbitraż bywa drogi. Opłaty rejestracyjne, wynagrodzenia arbitrów, koszty administracyjne instytucji arbitrażowej mogą wielokrotnie przewyższyć wpis sądowy. W sporach o mniejsze kwoty różnica jest szczególnie dotkliwa – warto wówczas rozważyć tradycyjną windykację sądową.

Postępowanie zabezpieczające i egzekucja – choć sąd polubowny może wydać postanowienie zabezpieczające, jego wykonanie wymaga zaangażowania sądu państwowego. Przy pilnych zabezpieczeniach, np. gdy istnieje ryzyko działań dłużnika na szkodę wierzycieli, to dodatkowe opóźnienie.

Dwuinstancyjność – wyrok sądu powszechnego możesz zaskarżyć apelacją, która skutkuje ponownym rozpoznaniem sprawy. Skarga o uchylenie wyroku sądu polubownego to zupełnie inny środek – sąd bada tylko ściśle określone przesłanki formalne, nie weryfikuje ustaleń faktycznych ani wykładni prawa materialnego.

Precedens i przewidywalność – orzecznictwo sądów powszechnych jest publikowane, możesz przewidzieć linię orzeczniczą. Wyroki arbitrażowe są co do zasady poufne, co utrudnia prognozowanie rozstrzygnięcia. To istotne zwłaszcza w sprawach dotyczących odpowiedzialności członków zarządu czy innych kwestii z ugruntowaną judykaturą.

Decyzja taktyczna: powoływać się na klauzulę arbitrażową czy nie?

Otrzymujesz pozew, a w umowie masz klauzulę arbitrażową. Przed Tobą strategiczny wybór:

Powołaj się na klauzulę arbitrażową, jeśli:

• liczyłeś na arbitraż i nadal uważasz go za korzystniejszy
• chcesz zyskać na czasie (procedura rozpoznania zarzutu przedłuża postępowanie)
• poufność postępowania jest dla Ciebie priorytetem
• spór dotyczy materii wymagającej specjalistycznej wiedzy

Rozważ rezygnację z powoływania się na klauzulę arbitrażową, jeśli:

• koszty arbitrażu byłyby nieproporcjonalnie wysokie względem wartości sporu
• zależy Ci na dwuinstancyjności i możliwości szerokiego zaskarżenia wyroku
• potrzebujesz szybkiego i skutecznego zabezpieczenia roszczenia
• wolisz przewidywalność orzecznictwa sądowego

Pamiętaj: niepodniesienie zarzutu to również decyzja – świadoma rezygnacja z arbitrażu na rzecz sądownictwa powszechnego. Nie jest to uchybienie ani błąd, o ile wynika z przemyślanej kalkulacji.

Termin na powołanie się na klauzulę arbitrażową – moment, który decyduje o wszystkim

Zarzut wynikający z klauzuli arbitrażowej musisz zgłosić przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy (art. 1165 § 1 k.p.c.). Przekroczenie tego terminu skutkuje definitywną prekluzją – tracisz możliwość powołania się na zapis na sąd polubowny w całym dalszym toku postępowania.

Czym jest „wdanie się w spór co do istoty sprawy”?

Wdajesz się w spór w momencie, gdy zajmujesz merytoryczne stanowisko wobec żądania powoda:

• kwestionujesz zasadność roszczenia
• podnosisz zarzut spełnienia świadczenia
• powołujesz się na przedawnienie
• wskazujesz na potrącenie wierzytelności
• odnosisz się do wysokości żądanej kwoty

Nie stanowi wdania się w spór podniesienie zarzutów czysto formalnych: niewłaściwości sądu, braków formalnych pozwu, czy właśnie – zarzutu zapisu na sąd polubowny.

Praktyczne momenty procesowe

Kluczowa wskazówka: W jednym piśmie procesowym możesz łączyć zarzut zapisu na sąd polubowny z argumentacją merytoryczną. Kolejność akapitów nie ma znaczenia – liczy się, że zarzut został podniesiony w tym samym piśmie, przed faktycznym wdaniem się w spór na rozprawie.

Jak prawidłowo sformułować zarzut oparty na klauzuli arbitrażowej

Skuteczne powołanie się na klauzulę arbitrażową wymaga spełnienia określonych warunków formalnych i merytorycznych.

Elementy konieczne

Wskazanie klauzuli arbitrażowej – musisz precyzyjnie określić, w którym dokumencie znajduje się zapis na sąd polubowny (umowa główna, regulamin, ogólne warunki umów) oraz zacytować jego treść lub załączyć kopię.

Przedstawienie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu – sąd może zażądać okazania dokumentu zawierającego zapis. Praktyka pokazuje, że załączenie uwierzytelnionej kopii do pisma procesowego eliminuje dodatkowe wezwania.

Wykazanie, że spór mieści się w zakresie zapisu – jeśli klauzula arbitrażowa obejmuje tylko określone kategorie sporów, musisz uzasadnić, że roszczenie powoda należy do tej kategorii.

Kiedy klauzula arbitrażowa nie zablokuje postępowania sądowego

Sąd oddali zarzut oparty na klauzuli arbitrażowej, jeśli zachodzi którakolwiek z przesłanek określonych w art. 1165 § 2 k.p.c. Zapis na sąd polubowny może okazać się nieważny, bezskuteczny, niewykonalny albo utracić moc. Ponadto zarzut będzie bezprzedmiotowy, gdy sąd polubowny wcześniej orzekł o swojej niewłaściwości.

Szczegółową analizę tych przesłanek – wraz z omówieniem przełomowego orzeczenia Sądu Najwyższego w sprawie wadliwie sformułowanej klauzuli arbitrażowej – znajdziesz w artykule: Zapis na sąd polubowny – kiedy jest nieważny lub niewykonalny.

Zakres badania sądu przy zarzucie opartym na klauzuli arbitrażowej

Powołanie się na klauzulę arbitrażową uruchamia obowiązek sądu do kompleksowej weryfikacji zapisu na sąd polubowny. Jak podkreślił Sąd Najwyższy, sąd powszechny odrzucając pozew „musi mieć pewność, że zapis jest ważny, skuteczny i wykonalny”.

Co bada sąd?

Zakres kognicji sądu rozpoznającego zarzut obejmuje:

• fakt istnienia klauzuli arbitrażowej poddającej rozpoznanie sporu sądowi polubownemu
• zakres przedmiotowy – czy roszczenie powoda mieści się w zakresie zapisu
• zakres podmiotowy – czy strony procesu są związane klauzulą arbitrażową
• ważność zapisu – czy spełniono wymogi formalne, czy strony miały zdolność do jego zawarcia
• skuteczność zapisu – czy nie zachodzą przesłanki bezskuteczności
• wykonalność zapisu – czy można zidentyfikować konkretny sąd polubowny

Sąd Najwyższy potwierdził, że „konieczność rozpoznania tego zarzutu na etapie poprzedzającym wdanie się przez strony w spór co do istoty sprawy nie może być traktowana jako niedopuszczalność odnoszenia się do wszelkich zagadnień materialnoprawnych” (post. SN z 7.11.2013 r., V CSK 545/12). Jeśli stwierdzenie, czy roszczenie należy do zakresu zapisu, wymaga badania treści umowy i zgodnego zamiaru stron – sąd nie może uchylić się od tych ustaleń.

Co się dzieje po powołaniu się na klauzulę arbitrażową

Postępowanie incydentalne

Sąd może rozpoznać zarzut na posiedzeniu niejawnym lub ograniczyć rozprawę wyłącznie do kwestii skuteczności klauzuli arbitrażowej (art. 220 k.p.c.). W praktyce często zarządza się wymianę pism procesowych dotyczących zasadności zarzutu.

Możliwe rozstrzygnięcia

Uwzględnienie zarzutu – sąd wydaje postanowienie o odrzuceniu pozwu. Na to postanowienie przysługuje zażalenie (art. 394 § 1 k.p.c.), a w dalszej kolejności skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego.

Oddalenie zarzutu – sąd wydaje postanowienie, na które również przysługuje zażalenie (art. 394 § 1 pkt 3 k.p.c.). Sąd może wstrzymać dalsze rozpoznanie sprawy do czasu uprawomocnienia się postanowienia (art. 222 k.p.c.).

Możliwość cofnięcia zarzutu

Zarzut oparty na klauzuli arbitrażowej można cofnąć aż do momentu uprawomocnienia się postanowienia rozstrzygającego o jego zasadności – również w toku postępowania zażaleniowego (uchwała SN z 4.6.2009 r., III CZP 29/09). Daje to dodatkową elastyczność taktyczną.

Nowelizacja 2023: zawarcie klauzuli arbitrażowej w toku postępowania

Od 1 lipca 2023 r. obowiązuje art. 1161¹ k.p.c., który wprowadził istotną zmianę: strony mogą zawrzeć zapis na sąd polubowny nawet wtedy, gdy postępowanie przed sądem powszechnym już się toczy – aż do prawomocnego rozstrzygnięcia sprawy.

Mechanizm działania

Jeśli strony w toku procesu zdecydują się zawrzeć klauzulę arbitrażową, sąd powszechny umorzy postępowanie na ich zgodny wniosek. To rozwiązanie było wcześniej przedmiotem kontrowersji doktrynalnych – ustawodawca jednoznacznie przesądził o jego dopuszczalności.

Konsekwencja: odrzucenie z urzędu

Zgodnie z nowym art. 1165 § 1¹ k.p.c., jeśli strony zawarły klauzulę arbitrażową w toku wcześniejszego postępowania (które następnie umorzono), a jedna z nich ponownie wniesie pozew do sądu powszechnego w tej samej sprawie – sąd odrzuci pozew z urzędu, bez konieczności podnoszenia zarzutu.

To wyjątek od zasady względnego charakteru przesłanki zapisu na sąd polubowny. Ustawodawca chciał w ten sposób „zmobilizować strony do przemyślenia decyzji poddania sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego” (uzasadnienie projektu, druk sejmowy nr 2650).

Klauzula arbitrażowa wskazująca zagraniczny sąd polubowny

Art. 1165 § 4 k.p.c. przesądza, że wszystkie omówione zasady stosuje się również, gdy klauzula arbitrażowa wskazuje zagraniczny sąd polubowny lub gdy miejsce postępowania arbitrażowego nie zostało określone.

Możesz zatem przed sądem polskim skutecznie podnieść zarzut zapisu na arbitraż ICC w Paryżu, LCIA w Londynie czy SCC w Sztokholmie. Sąd polski oceni ważność i skuteczność takiego zapisu zgodnie z właściwym prawem (zazwyczaj prawem umowy lub prawem siedziby arbitrażu). Kwestie te nabierają szczególnego znaczenia przy transakcjach M&A z elementem transgranicznym.

Aspekt strategiczny: projektowanie klauzul arbitrażowych

Omówione zagadnienia pokazują, jak ważne jest świadome projektowanie klauzul arbitrażowych na etapie przygotowywania i negocjowania umów.

Elementy dobrze skonstruowanej klauzuli arbitrażowej

Precyzyjne określenie zakresu – czy klauzula arbitrażowa obejmuje wszystkie spory związane z umową, czy tylko wybrane kategorie? Zbyt wąski zakres może pozostawić część roszczeń poza arbitrażem.

Jednoznaczne wskazanie instytucji arbitrażowej – podanie pełnej nazwy i siedziby eliminuje ryzyko niewykonalności zapisu na sąd polubowny. Więcej o wadach klauzul przeczytasz w artykule Zapis na sąd polubowny – kiedy jest nieważny lub niewykonalny.

Określenie liczby arbitrów – jeden arbiter to niższe koszty, trzech to większa pewność prawidłowego rozstrzygnięcia.

Język postępowania – istotne w relacjach międzynarodowych.

Prawo właściwe dla umowy i dla klauzuli arbitrażowej – mogą to być różne systemy prawne. Przy transakcjach z udziałem spółek holdingowych lub struktur międzynarodowych ta kwestia wymaga szczególnej uwagi.

Podsumowanie: klauzula arbitrażowa jako świadomy wybór

Powołanie się na klauzulę arbitrażową to nie automatyczna reakcja obronna, ale świadoma decyzja procesowa wymagająca analizy konkretnej sytuacji.

Kluczowe wnioski praktyczne:

1. Sąd nie bada z urzędu istnienia klauzuli arbitrażowej – musisz sam podnieść zarzut
2. Termin jest nieprzekraczalny: przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy
3. Niepodniesienie zarzutu może być świadomą taktyką, nie błędem
4. Przed decyzją rozważ wszystkie za i przeciw arbitrażu w konkretnym sporze
5. Zarzut można cofnąć aż do uprawomocnienia się postanowienia o jego zasadności
6. Od 2023 r. możliwe jest zawarcie klauzuli arbitrażowej nawet w toku postępowania sądowego

Klauzula arbitrażowa w umowie to potencjał, nie pewność. Jej skuteczność zależy od Twojej świadomości procesowej i umiejętności wykorzystania w odpowiednim momencie.

Potrzebujesz wsparcia w sporze sądowym lub arbitrażowym? Skontaktuj się z nami – oferujemy kompleksową obsługę prawną dla firm oraz reprezentację w postępowaniach sądowych.

Stan prawny: styczeń 2026 r.

Robert Nogacki

Założyciel i partner zarządzający kancelarii prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazeta Prawna za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Doradca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z listy Forbesa oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów w dziedzinie prawa handlowego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil na LinkedIn: 18.5 tys. obserwujących, 4 miliony wyświetleń rocznie. Nagrody: czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, Złotej Statuetki Polskiego Lidera Biznesu, tytułu „Międzynarodowej Kancelarii Prawniczej Roku w Polsce w zakresie planowania podatkowego”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.